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学生会档案管理制度(试行)

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山东农业大学水利土木工程学院 学生会档案管理制度(试行) 第一章 总则 山东农业大学水利土木工程学院学生会档案是广大学生会成员 在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表等不同 载体的文件材料, 是学生会各项工作的历史记录也是学生会决策和考 核干部的重要依据。为了加强学生会档案工作,提高档案管理水*, 充分发挥其在学生会各项工作中的作用, 规范学生会活动和人事信息 的汇总工作、建立务实便捷的信息查阅渠道,特定本管理制度。 第二章 领导体制及工作职责 第一条 管理档案性质 水利土木工程学院学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活 动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料,是院学生会至关重要 的公共财产。学生会档案管理工作将整体档案进行分期分类、编号归 档,做到系统化、规范化,为新一届学生会的各项活动提供咨询服务 及参考资料,保障各项决策的科学化。 第二条 档案管理小组组成 水利土木工程学院学生会档案管理由秘书处统一分类管理, 各部 门协同合作组成,接受团委领导。秘书处对学院各级档案进行统筹管 理, 负责领导、 协调和监督档案工作。 各分会、 各部门档案由各分会、 1 部门成员整理,各分会主席和各部部长监督管理。每学期各部门将进 行一次档案清理,并将有关资料交由秘书处归档备案。 第三条 档案管理小组基本任务 档案管理小组的基本任务包括: 1. 认真执行本制度及实施细则的要求,收集、整理、鉴定、保管、 检索和调阅学生会档案; 2. 定期清查、优化档案材料,充分开发学生会档案资源,完善学生 会档案管理制度,改进实施细则,实现档案管理工作的现代化; 3. 完成上级部门安排的其他档案工作。 第四条 档案分类 水利土木工程学院学生会档案包括: 1. 各级文件、例会材料等; 2. 各年级学生的档案材料(包括各班素质评价成绩汇总表、学生素 质评价表、优秀学生奖学金审批表、单项奖审批表、三好学生审 批表、优秀学生干部审批表、先进班级审批表、优秀团员审批表、 优秀学生团干部审批表、先进团支部登记表等) ; 3. 学生会干部履历表,各班班委履历表,党员履历表等; 4. 学生会各部门学期工作计划和总结; 5. 学生会各重要活动的策划方案、事后总结等; 6. 学生会工作制度等相关制度规范的保存; 7. 学生会各类奖品、书报杂志、来往信函。 第三章 档案整理标准 2 第一条 基础档案管理制度 一、 档案范围 包括各分会、 各部门的个人履历简介、 部门基本资料等部门档案, 各部门会议记录、工作计划、工作总结等工作档案,日常工作活动统 计、活动策划、总结以及其它有关材料(照片、新闻稿等)等活动档 案,都作为优秀部门、个人的评选、奖励的依据。每学期末由各部门 负责整理后, 上交秘书处存档, 各职能部门不得以任何借口拒绝归档。 归档要求:归档的文件材料一般一式两份。电子稿、打印稿重要 或利用频繁的文件若有损坏情况,需酌情增加归档份数。 二、 档案建立 1. 部门基本资料,如:各部部长、负责人、部员姓名、联系方式及 各部职责要形成文字一式两份上交于秘书处存档。 2. 学生会成员的人事档案由各部门在成员正式加入时为其建立,班 委成员由分会建立,党员履历由团总支建立,其中的个人履历等 基础资料各部门整理后统一上交秘书处存档。 3. 各部例会、每周三的常委会、全体大会,各部门都要做好会议记 录,对于有重大事件的会议,会议结束后各部都要上缴一份会议 记录于秘书处做存档。 4. 学生会各部门每学期工作伊始都应向主席团呈交一份详细的工作 计划,一式两份,留一份交由秘书处存档。 3 5. 学生会各部门成员在本学期结束时要做一份工作总结上缴于主席 团,一式两份,留一份交由秘书处存档。在日常的工作中,我们 总会遇到这样或那样的问题, 这时思想反思工作就显得尤为重要, 因此在工作总结当中应加入思想反思。 6. 学生会成员日常活动工作评定由主席团考察,结果由各部门整理 后上交办公室存档,班级组织的各项活动工作由分会整理后上交 秘书处存档。日常活动统计以周为单位,上交电子版和团委老师 签字盖章的纸质版给秘书处存档。 7. 学生会各部门在举办大型活动时,活动结束后一周内内把活动策 划、活动总计整理好后,由团委老师审核通过后,各部门将电子 版、纸质版各自存档,以便期末整理上交。 8. 每学期末,各部门要将基本档案统一整理好后,上交秘书处存档。 以下是各部门基本档案的构成: 学生会各部门 部门档案 工作档案 活动档案 部 门 基 本 资 料 个 人 履 历 表 各 部 会 议 记 录 工 作 计 划 工 作 总 结 日 常 活 动 统 计 活 动 策 划 活 动 总 结 活 动 资 料 第二条 专有档案管理制度 4 一、 档案范围 根据各部门的分工不同,在基本档案之外,各部门应结合各自部 门特色,整理相应的专有档案。包括主席团、学生团总支、秘书处、 自律部、女生工作部、学*部、实践创新部、事务服务部、新闻宣传 部、设计策划部、勤工助学部、社团管理部、体育活动部、文艺活动 部等十四个职能部门的专有档案。 档案形式要求:对于各部文件档案,应有文本档案(A4 纸打印) 和电子档案两种版本。 二、 档案建立 (一) 主席团 (二) 学生团总支 (三) 秘书处 (四) 自律部 (五) 女生工作部 (六) 学*部 (七) 实践创新部 (八) 事务服务部 (九) 新闻宣传部 (十) 设计策划部 (十一) (十二) 勤工助学部 社团管理部 5 (十三) (十四) 体育活动部 文艺活动部 第四章 档案存放办法 第一条 按类型组卷,按成文时间排序编号,将文件存放于文件袋 或者文件盒中,贴上标签,注明文件性质、时间、部门并按序排放, 便于取阅与存放; 第二条 责; 第三条 建立电脑文档,按文件夹分类管理,储存磁盘文件,以减 全部档案存于办公室档案柜,由学生秘书长协各部部长负 轻工作量; 第四条 凡中途离职、撤职、辞



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